Politique de confidentialité

01Champ d'application et cadre juridique

La présente politique (la « Politique ») s'applique aux renseignements personnels recueillis par GC4I Inc. (« GC4I », « nous ») par l'entremise du site gc4i.ca (le « Site »), de ses formulaires, de ses communications par courriel ou par téléphone, et dans le cadre de ses services d'ingénierie.

Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »), et, lorsqu'elle s'applique, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

En utilisant le Site ou en nous transmettant des renseignements, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la Politique.

02Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de GC4I est la personne exerçant la direction de GC4I Inc., qui veille à l'application de la Politique et au traitement de vos demandes et plaintes.

Titre

Responsable de la protection des renseignements personnels — Direction, GC4I Inc.

Courriel

contact@gc4i.ca (objet : « Renseignements personnels »)

Téléphone

(438) 993-8518

Adresse postale

GC4I Inc., 8350, avenue Christophe-Colomb, bureau 18, Montréal (Québec) H2P 1X3

03Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements de façon proportionnée, pour des fins déterminées, et principalement auprès de vous.

Renseignements que vous nous fournissez

• Formulaires de contact et de soumission : nom et prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, type de client (propriétaire, architecte, entrepreneur, syndicat de copropriété, etc.), description du projet et, le cas échéant, fichiers joints (photos, plans, rapports) pouvant contenir l'adresse d'un bâtiment et d'autres renseignements sur votre propriété.
• Candidatures (page Carrières) : nom, coordonnées, curriculum vitæ, lettre de présentation, formation, expérience, statut professionnel et tout autre renseignement que vous choisissez de transmettre.
• Communications directes : contenu de vos courriels, appels et messages, et renseignements échangés lors des rencontres et visites.
• Exécution d'un mandat : adresse et documents relatifs au bâtiment, renseignements nécessaires à la préparation des plans, rapports et demandes de permis, et renseignements de facturation.

Renseignements recueillis automatiquement

• Données de navigation : adresse IP, type d'appareil, de navigateur et de système d'exploitation, langue, pages consultées, date et durée des visites, source de trafic (moteur de recherche, annonce, lien) et identifiants de témoins, recueillis au moyen de témoins et d'outils de mesure d'audience (section 8).
• Données de sécurité : journaux de serveur et données techniques nécessaires à la détection des abus et à la protection du Site.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sensibles (santé, données biométriques, opinions, etc.) par l'entremise du Site ; veuillez ne pas nous en transmettre par les formulaires.

04Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• répondre à vos demandes d'information, de rappel ou de soumission ;
• préparer, négocier et conclure une offre de service, puis exécuter le mandat confié (visites, relevés, plans, rapports, surveillance, attestations) ;
• facturer nos services, gérer la relation client et respecter nos obligations légales, fiscales et professionnelles, notamment la tenue des dossiers exigée par l'Ordre des ingénieurs du Québec ;
• évaluer les candidatures et gérer le processus de recrutement ;
• assurer la sécurité, le bon fonctionnement et l'amélioration du Site ;
• mesurer l'audience du Site et l'efficacité de nos campagnes publicitaires (section 8) ;
• vous transmettre, avec votre consentement, des communications sur nos services.

Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement lorsque la loi l'exige.

05Consentement et communications électroniques

Lorsque vous remplissez un formulaire ou que vous nous écrivez, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour traiter votre demande. Votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé, et il est donné à des fins spécifiques. Vous pouvez le retirer en tout temps en nous écrivant ; le retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut nous empêcher de donner suite à votre demande.

Nos communications commerciales électroniques respectent la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Nous ne vous envoyons pas d'infolettre ni de message promotionnel sans votre consentement, et chaque message de ce type comporte un moyen simple de vous désabonner. Les courriels transactionnels ou relatifs à un mandat en cours (confirmation, suivi, facture) ne sont pas visés par ce désabonnement.

06Communication à des tiers

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer uniquement :

• à nos fournisseurs de services agissant pour notre compte et liés par des obligations de confidentialité et de sécurité : hébergement du Site et des courriels, outils de gestion de formulaires, de mesure d'audience et de publicité (Google), logiciels de bureautique et de facturation ;
• aux professionnels et intervenants de votre projet (architecte, entrepreneur, syndicat de copropriété, municipalité, assureur, prêteur), dans la mesure nécessaire à l'exécution du mandat et selon vos instructions ;
• à nos conseillers juridiques, comptables ou assureurs lorsque cela est nécessaire à la protection de nos droits ou au respect de nos obligations ;
• aux autorités publiques lorsqu'une loi, un règlement, une ordonnance ou une décision judiciaire l'exige, ou pour prévenir une fraude ou un acte illicite ;
• dans le cadre d'une transaction commerciale (fusion, vente d'actifs) impliquant GC4I, sous réserve des mesures de protection prévues par la loi.

07Communication de renseignements hors du Québec

Certains de nos fournisseurs stockent ou traitent des données à l'extérieur du Québec, notamment notre hébergeur (Hostinger International Ltd., dont les serveurs peuvent être situés hors du Canada) et Google LLC (États-Unis) pour les services de mesure d'audience et de publicité. Avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec, GC4I procède à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue à l'article 17 de la Loi, tient compte de la sensibilité des renseignements et des mesures de protection applicables, et s'assure que les fournisseurs offrent une protection adéquate, notamment par des engagements contractuels.

08Témoins (cookies), Google Analytics et Google Ads

Un témoin est un petit fichier déposé sur votre appareil par le navigateur. Conformément à l'article 8.1 de la Loi, nous vous informons ici des technologies qui permettent de vous identifier, de vous localiser ou d'établir un profil, et des moyens de les désactiver.

Google Analytics

Google Analytics 4 utilise des témoins pour produire des rapports statistiques sur l'utilisation du Site. Les adresses IP sont traitées de façon à ne pas être conservées par l'outil, et nous n'utilisons pas ces données pour identifier une personne. Pour en savoir plus : Comment Google utilise les données lorsque vous utilisez les sites de ses partenaires. Pour vous désinscrire : module de désactivation Google Analytics.

Google Ads (suivi des conversions et remarketing)

Lorsque nous menons des campagnes publicitaires, nous utilisons le suivi des conversions et le remarketing de Google Ads. Ces fonctions reposent sur des témoins déposés par Google et par ses partenaires pour mesurer les actions réalisées après un clic sur une annonce et pour présenter des annonces personnalisées en fonction de vos visites antérieures sur le Site. Google peut combiner ces données avec d'autres renseignements dont il dispose. Nous ne transmettons à Google aucun renseignement permettant de vous identifier directement.

Comment refuser ou désactiver ces témoins

• Désactiver la personnalisation des annonces Google : adssettings.google.com ;
• Refuser la publicité ciblée des réseaux participants : optout.aboutads.info et youradchoices.ca ;
• Bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur (Chrome, Safari, Firefox, Edge) ; le blocage des témoins nécessaires peut nuire au fonctionnement de certaines fonctions du Site.

09Sécurité et incidents de confidentialité

Nous appliquons des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement des échanges avec le Site (HTTPS/TLS), pare-feu applicatif, mises à jour de sécurité, accès restreint aux personnes qui en ont besoin, sauvegardes et sensibilisation de notre équipe. Aucune transmission par Internet n'est toutefois totalement sécurisée.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, GC4I en avise la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, prend les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et consigne l'incident dans son registre, conformément à la Loi.

10Conservation

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis pendant les délais exigés par la loi, la réglementation professionnelle applicable aux ingénieurs (dossiers de mandat) et les obligations fiscales. Les candidatures non retenues sont conservées au plus douze (12) mois après la fin du processus de recrutement, sauf si vous consentez à une conservation plus longue. Les données de mesure d'audience sont conservées selon les paramètres de l'outil, soit généralement quatorze (14) mois. Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

11Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
• demander la rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
• demander que cessent la diffusion ou l'indexation de renseignements vous concernant (désindexation) dans les cas prévus par la Loi ;
• obtenir vos renseignements recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
• vous opposer à l'utilisation de vos renseignements à des fins de prospection commerciale.

Pour exercer un droit, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2) en précisant votre demande ; nous pourrons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande. En cas de refus, nous vous indiquerons les motifs et les recours possibles.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec et, lorsque la LPRPDE s'applique, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

12Mineurs et décisions automatisées

Le Site s'adresse aux adultes et aux entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des mineurs de moins de 14 ans ; si vous croyez qu'un mineur nous a transmis des renseignements, écrivez-nous et nous les supprimerons.

GC4I ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels et n'a recours à aucun profilage autre que les outils de mesure d'audience et de publicité décrits à la section 8.

13Modifications de la Politique

Nous pouvons modifier la Politique pour tenir compte de l'évolution de nos pratiques, de nos outils ou de la législation. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date d'entrée en vigueur. En cas de changement important, nous en informerons les personnes concernées par un avis sur le Site ou, lorsque cela est approprié, par courriel.

14Nous joindre