Depuis le 14 août 2025, tout syndicat de copropriété du Québec doit détenir un carnet d'entretien et une étude du fonds de prévoyance produits par un professionnel autorisé. Les syndicats déjà en place ont jusqu'au 15 août 2028 pour se conformer. L'étude projette les travaux sur au moins 25 ans et se révise tous les cinq ans.
Un syndicat que j'ai visité l'an dernier a découvert en assemblée que sa toiture, son drain de fondation et ses garde-corps arrivaient tous en fin de vie la même année. Le fonds de prévoyance couvrait la toiture. Le reste est passé en cotisation spéciale.
La Loi 16 existe pour éviter cette scène. Elle ne demande pas aux syndicats de deviner l'avenir. Elle leur demande de le documenter, chiffres à l'appui, et de cotiser en conséquence.
Ce que la loi exige, et depuis quand
Le cadre réglementaire est en place. Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise a été publié à la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025 et est entré en vigueur le 14 août 2025. Il donne enfin un contenu précis à des obligations qui flottaient depuis l'adoption de la loi en 2019.
Trois documents deviennent obligatoires : le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et l'attestation du syndicat. Les deux premiers doivent être produits par un professionnel autorisé. Le troisième se remet à l'acheteur lors d'une vente, dans les 15 jours suivant la demande.
La date à retenir
Les syndicats dont l'immeuble était déjà sous le contrôle des copropriétaires au 15 juillet 2025 ont jusqu'au 15 août 2028 pour détenir leur premier carnet d'entretien et leur première étude. Trois ans, ce n'est pas long quand l'agenda des professionnels compétents se remplit.
Trois documents, trois fonctions
On les confond souvent, et c'est normal : ils parlent du même immeuble. Ils ne répondent pas aux mêmes questions.
| Ce qu'il contient | Qui le produit | Fréquence | |
|---|---|---|---|
| Carnet d'entretien | L'inventaire des composantes, leur état, leur durée de vie restante et le programme d'entretien à suivre | Ingénieur, architecte, technologue professionnel ou évaluateur agréé | Révision professionnelle au moins tous les 5 ans, mise à jour annuelle par le conseil |
| Étude du fonds de prévoyance | La projection des travaux majeurs et des remplacements sur au moins 25 ans, et le montant à cotiser | Les mêmes, plus les comptables professionnels agréés | Au moins tous les 5 ans |
| Attestation du syndicat | L'état juridique et financier de la copropriété au moment d'une vente | Le syndicat lui-même | Sur demande, dans les 15 jours |
Le carnet décrit le bâtiment. L'étude traduit ce bâtiment en argent. L'attestation rend le tout opposable à un acheteur. Un syndicat qui ne possède que le premier n'a rien réglé, et un syndicat qui commande l'étude sans carnet la fait reposer sur du vide.
Qui a le droit de les produire
Le règlement ferme la porte aux documents génériques achetés en ligne. Le carnet et l'étude doivent venir d'un membre d'un ordre professionnel visé, dont le travail porte réellement sur la gestion, la construction, la rénovation ou l'évaluation d'immeubles.
La deuxième condition est celle qu'on oublie : le professionnel ne doit avoir aucun lien avec l'immeuble. Ni copropriétaire, ni occupant. Un ingénieur qui habite l'immeuble ne peut pas signer l'étude de son propre syndicat, même bénévolement, même bien intentionné.
Ce que ça implique en pratique
Un document produit par un professionnel non visé, ou par quelqu'un qui a un intérêt dans l'immeuble, ne rend pas le syndicat conforme. Il aura été payé deux fois : une fois pour rien, une fois pour le refaire.
Ce que je regarde dans un immeuble
Une étude sérieuse commence par un relevé, pas par un tableur. Voici les quatre familles de composantes qui déterminent la courbe de cotisation d'un immeuble montréalais, et l'ordre de grandeur de leur durée de vie utile.
- Cycle courtToiture et membraneLe poste qui arrive le plus vite et que les syndicats sous-estiment le plus. Une membrane élastomère bien posée tient une vingtaine d'années, moins si le drainage travaille mal.
- Cycle courtBalcons et dalles de stationnementLe béton exposé aux sels de déglaçage se dégrade de l'intérieur. Quand l'éclatement devient visible, l'armature est corrodée depuis des années et la réfection pèse bien plus lourd qu'une membrane refaite à temps.
- Cycle moyenMaçonnerie et enveloppeLes joints de mortier se refont par tranches. C'est un poste que l'on peut étaler, à condition de l'avoir planifié plutôt que de le subir après une chute de brique.
- Cycle longStructure, fondations et drainageLa structure survit à tout le reste. Le drain périphérique, lui, se colmate. C'est le poste le moins cher à entretenir et le plus cher à négliger, parce qu'il entraîne les autres avec lui.
Ces durées sont des points de départ, pas des verdicts. Un immeuble bien orienté, bien drainé et bien entretenu dépasse largement ces repères. Un immeuble dont personne n'a nettoyé les drains depuis dix ans les manque tous en même temps.
Comment se construit une projection sur 25 ans
Une étude du fonds de prévoyance n'est pas une estimation de travaux. C'est un modèle financier bâti sur un relevé technique. Voici comment on la monte.
- Inventorier chaque composante commune, de la dalle de garage aux portes d'ascenseur, avec sa quantité réelle mesurée sur place.
- Établir son état actuel par observation directe, et non par l'âge inscrit aux plans. Deux toitures du même âge ne sont pas au même point.
- En déduire la durée de vie restante, en tenant compte de l'exposition, de l'entretien reçu et des reprises déjà faites.
- Chiffrer le remplacement au coût d'aujourd'hui, puis l'indexer jusqu'à l'année prévue des travaux.
- Construire le scénario de cotisation qui met l'argent en place le jour où la facture arrive, sans creux qui obligerait à une cotisation spéciale.
C'est la cinquième étape qui distingue une étude utile d'un document de conformité. Un tableau qui annonce un déficit dans neuf ans sans proposer de trajectoire ne sert à personne.
Le plancher de 5 % des charges communes prévu au Code civil reste la référence tant que l'étude n'a pas fixé le montant. Dans les immeubles que j'ai analysés, il se situe presque toujours en dessous de ce que la réalité exige. C'est précisément la raison d'être de la réforme.
Le carnet d'entretien n'est pas une liste de tâches
Beaucoup de conseils d'administration imaginent un calendrier de ménage. Le carnet est autre chose : c'est la fiche technique de l'immeuble. Il décrit ce dont il est fait, dans quel état, et ce qu'il faut faire pour que ça dure.
Il se met à jour chaque année par le conseil, qui y consigne les travaux réalisés, et se fait réviser par un professionnel au moins tous les cinq ans. Cette révision n'est pas une formalité : c'est le moment où l'on constate qu'une composante a vieilli plus vite que prévu et où l'on corrige la courbe de cotisation avant qu'elle ne décroche.
Les petits immeubles ont un régime allégé
Pour les copropriétés d'au plus huit parties privatives, celles dont aucune partie commune n'est un bâtiment, ou celles d'au plus trois étages, la révision professionnelle du carnet passe à tous les dix ans. L'obligation de le détenir, elle, ne change pas.
Les erreurs qui coûtent cher
Quatre situations reviennent chez les syndicats qui découvrent la réforme tardivement.
- Commander l'étude au plus bas soumissionnaire. Une étude bâclée se reconnaît à l'absence de relevé sur place. Elle rend techniquement conforme et financièrement aveugle.
- Attendre 2028. Le nombre de professionnels autorisés au Québec est fini. Les syndicats qui s'y prennent en dernier attendront plus longtemps et auront moins de choix.
- Traiter l'étude comme un document d'archives. Elle doit alimenter le budget annuel. Une étude rangée dans un classeur ne protège personne.
- Cotiser au minimum en espérant que ça passe. Le sous-financement ne disparaît pas. Il se transforme, plus tard, en cotisation spéciale au pire moment.
Un fonds sous-capitalisé ne s'efface pas. Il attend, et il présente sa facture au moment que vous n'avez pas choisi.
Il faut aussi rappeler ce que les administrateurs risquent personnellement. Un conseil qui n'a pas fait produire les documents exigés s'expose à la responsabilité civile envers les copropriétaires, et une vente peut se compliquer faute d'attestation complète.
Le calendrier à retenir
Quatre repères suffisent à cadrer la démarche d'un syndicat.
- 14 août 2025 : entrée en vigueur du règlement. L'attestation du syndicat est exigible dès maintenant, sur demande et dans les 15 jours.
- 15 août 2028 : date limite pour détenir un premier carnet d'entretien et une première étude, pour les syndicats déjà sous le contrôle des copropriétaires.
- Tous les 5 ans : révision de l'étude et, dans la majorité des immeubles, du carnet.
- Chaque année : mise à jour du carnet par le conseil et ajustement du budget selon la trajectoire de l'étude.
Un syndicat qui lance sa démarche en 2026 a le temps de faire les choses correctement : relevé complet, discussion en assemblée, ajustement progressif des cotisations. Un syndicat qui attend 2028 fera de la conformité de dernière minute, et ce n'est pas la même chose.
Questions fréquentes
Notre syndicat a déjà une étude du fonds de prévoyance. Est-elle encore valide ?
Une étude obtenue récemment demeure généralement utilisable pour la période de cinq ans qui suit sa production, à condition qu'elle réponde au contenu exigé par le règlement. Les documents plus anciens doivent être refaits avant l'échéance du 15 août 2028. La vérification prend quelques minutes : si l'étude ne repose pas sur un relevé sur place et ne projette pas au moins 25 ans, elle ne passera pas.
Peut-on faire le carnet d'entretien nous-mêmes pour économiser ?
Non. Le règlement réserve la production du carnet à un membre d'un ordre professionnel visé, dont la pratique porte sur les bâtiments et qui n'a aucun lien avec l'immeuble. Le conseil d'administration garde tout de même une responsabilité importante : la mise à jour annuelle du carnet, où sont consignés les travaux réalisés dans l'année.
Combien faut-il cotiser au fonds de prévoyance ?
Le montant vient de l'étude, pas d'un pourcentage universel. Il dépend de l'âge de l'immeuble, de l'état réel de ses composantes, des travaux déjà faits et de l'horizon de remplacement de chacune. Le minimum de 5 % des charges communes prévu au Code civil est un plancher légal, pas une recommandation technique, et il se révèle rarement suffisant sur un immeuble de plus de vingt ans.
Que se passe-t-il si le syndicat ne se conforme pas d'ici 2028 ?
Les conséquences sont d'abord civiles et commerciales. Les administrateurs engagent leur responsabilité envers les copropriétaires, les ventes d'unités peuvent se compliquer faute de documents complets, et un acheteur informé négociera à la baisse. À cela s'ajoute le risque financier réel : sans étude, le syndicat découvre ses besoins au moment de payer.
Combien de temps prend la démarche ?
La visite technique de l'immeuble se fait en une journée dans la majorité des copropriétés de taille courante. La production des documents demande ensuite quelques semaines, selon le nombre de composantes à inventorier et la disponibilité des archives du syndicat. Le facteur limitant n'est presque jamais la technique : c'est la recherche des plans, des factures et des rapports antérieurs.
Votre syndicat doit se conformer d'ici 2028
Nous produisons des carnets d'entretien et des études de fonds de prévoyance pour les copropriétés de la région de Montréal. La visite technique se fait en une journée dans la majorité des immeubles.
Discuter de votre immeubleNote : Ce texte présente le cadre réglementaire applicable au Québec au moment de sa mise à jour. Il ne remplace pas l'analyse de votre déclaration de copropriété ni un avis juridique.
Sources : Code civil du Québec, art. 1064.1, 1068.1, 1070.2, 1071 et 1072. Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, Gazette officielle du Québec, 30 juillet 2025, en vigueur le 14 août 2025. Gouvernement du Québec, Règles en matière de gestion des copropriétés divises.